\u00a0<\/p>\n\n
Proc\u00e9dure de gestion du syst\u00e8me d’information interne <\/p>\n\n
PROPRI\u00c9T\u00c9S DU DOCUMENT<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Titre du document : Proc\u00e9dure de gestion du syst\u00e8me d’information interne<\/strong> <\/p>\n\n Propri\u00e9taire : Compliance Officer Pages : 15<\/strong> <\/p>\n\n Approuv\u00e9 : Organe directeur Date : 08.06.23<\/strong> <\/p>\n\n Classification du document : PUBLIC<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n HISTORIQUE DES R\u00c9VISIONS<\/strong> <\/p>\n\n VERSION DATE D\u00c9TAILS<\/strong> <\/p>\n\n 1.0 20\/05\/22 Version initiale.<\/strong> <\/p>\n\n 2.0 08\/06\/23 Adaptation \u00e0 la loi 2\/2023, du 20 f\u00e9vrier, r\u00e9gissant la protection des personnes qui d\u00e9noncent les infractions r\u00e9glementaires et la lutte contre la corruption.<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n INDEX<\/strong> <\/p>\n\n ANNEXE<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 1. OBJECTIF ET CHAMP D’APPLICATION MAT\u00c9RIEL<\/strong> <\/p>\n\n Ce document r\u00e9git le fonctionnement du Syst\u00e8me d’Information Interne que CENTRE ESPORTIU MANACOR, S.L. (ci-apr\u00e8s, CEM ou “l’Organisation”) a mis en place pour signaler toute suspicion ou violation des normes externes ou internes, commise en son sein ou en son nom. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n En ce sens, ce document d\u00e9veloppe la gestion, l’enqu\u00eate et la r\u00e9ponse aux communications effectu\u00e9es. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Cette proc\u00e9dure d\u00e9finit le fonctionnement du syst\u00e8me d’information interne de la CEM, qui est l’ensemble des \u00e9l\u00e9ments en interaction dont l’objectif sp\u00e9cifique est de r\u00e9glementer la mise en \u0153uvre du m\u00e9canisme de pr\u00e9vention et de d\u00e9tection des irr\u00e9gularit\u00e9s, ainsi que d’accorder une protection ad\u00e9quate \u00e0 toutes les personnes qui signalent l’une des actions ou omissions vis\u00e9es \u00e0 l’article 2 de la loi 2\/2023 du 20 f\u00e9vrier, r\u00e9glementant la protection des personnes qui signalent des infractions \u00e0 la r\u00e9glementation et la lutte contre la corruption : <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n – Tout acte ou omission susceptible de constituer une infraction au droit de l’Union europ\u00e9enne, et \u00e0 condition que : <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n – Entrent dans le champ d’application des actes de l’Union europ\u00e9enne \u00e9num\u00e9r\u00e9s \u00e0 l’annexe de la directive (UE) 2019\/1937 du Parlement europ\u00e9en et du Conseil du 23 octobre 2019 relative \u00e0 la protection des personnes signalant des violations du droit de l’Union1. Quelques exemples tir\u00e9s de la directive figurent en ANNEXE de la pr\u00e9sente proc\u00e9dure. <\/p>\n\n – Affecter les int\u00e9r\u00eats financiers de l’Union europ\u00e9enne tels que vis\u00e9s \u00e0 l’article 325 du trait\u00e9 sur le fonctionnement de l’Union europ\u00e9enne (TFUE) ; <\/p>\n\n – ont une incidence sur le march\u00e9 int\u00e9rieur, tel que vis\u00e9 \u00e0 l’article 26, paragraphe 2, du TFUE, y compris les infractions aux r\u00e8gles de concurrence de l’UE et les aides accord\u00e9es par les \u00c9tats, ainsi que les infractions relatives au march\u00e9 int\u00e9rieur en ce qui concerne les actes contraires aux r\u00e8gles de l’imp\u00f4t sur les soci\u00e9t\u00e9s ou les pratiques visant \u00e0 obtenir un avantage fiscal qui irait \u00e0 l’encontre de l’objet ou du but de la l\u00e9gislation applicable \u00e0 l’imp\u00f4t sur les soci\u00e9t\u00e9s. <\/p>\n\n – Actions ou omissions susceptibles de constituer une infraction p\u00e9nale ou administrative grave ou tr\u00e8s grave. En tout \u00e9tat de cause, toutes les infractions p\u00e9nales ou administratives graves qui entra\u00eenent une perte financi\u00e8re pour le Tr\u00e9sor public et la s\u00e9curit\u00e9 doivent \u00eatre consid\u00e9r\u00e9es comme incluses. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n De m\u00eame, elle vise \u00e0 fournir une protection ad\u00e9quate aux personnes qui signalent d’\u00e9ventuels risques ou violations des r\u00e9glementations externes, ainsi que des dispositions du code d’\u00e9thique ou de toute autre r\u00e8gle interne de la CEM. <\/p>\n\n Le syst\u00e8me d’information interne n’est pas une bo\u00eete aux lettres pour les plaintes ou les r\u00e9clamations, de sorte que toute communication de ce type re\u00e7ue ne sera pas accept\u00e9e. <\/p>\n\n Les communications concernant les \u00e9l\u00e9ments suivants sont exclues de la protection de cette proc\u00e9dure : <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n – Les informations contenues dans les communications qui ont \u00e9t\u00e9 rejet\u00e9es par un canal d’information interne ou pour l’une des raisons pr\u00e9vues \u00e0 l’article 18.2. a) de la loi 2\/2023, du 20 f\u00e9vrier. <\/p>\n\n – Informations li\u00e9es \u00e0 des plaintes concernant des conflits interpersonnels ou n’impliquant que le d\u00e9nonciateur et les personnes concern\u00e9es par la communication ou la divulgation. <\/p>\n\n – Les informations qui sont d\u00e9j\u00e0 publiques ou qui constituent de simples rumeurs. <\/p>\n\n – Consultations sur l’interpr\u00e9tation du code d’\u00e9thique et de conduite, de toute autre r\u00e8gle interne ou de la l\u00e9gislation applicable. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 2. CHAMP D’APPLICATION PERSONNEL<\/strong> <\/p>\n\n Cette proc\u00e9dure s’applique \u00e0 tous les membres et collaborateurs du CEM, en particulier : <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n – Tous les employ\u00e9s du CEM, quelle que soit leur cat\u00e9gorie ou leur position et le mod\u00e8le de contrat par lequel ils sont li\u00e9s \u00e0 l’organisation, y compris les stagiaires, le personnel temporaire, les b\u00e9n\u00e9voles, les directeurs, ainsi que l’organe de direction. Tous sont tenus de signaler tout risque ou toute violation de la l\u00e9gislation applicable et des r\u00e8glements internes par le biais des canaux pr\u00e9vus \u00e0 cet effet. <\/p>\n\n – Les candidats \u00e0 l’emploi dans les cas o\u00f9 des informations sur les infractions ont \u00e9t\u00e9 obtenues au cours de la proc\u00e9dure de s\u00e9lection ou de la n\u00e9gociation pr\u00e9contractuelle. <\/p>\n\n – Les anciens employ\u00e9s qui ont eu connaissance d’une infraction dans le cadre d’une relation de travail qui a d\u00e9j\u00e0 pris fin. <\/p>\n\n – Toute personne travaillant pour les entrepreneurs, les sous-traitants et les fournisseurs ou sous leur supervision et leur direction. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 3. LE SYST\u00c8ME D’INFORMATION : \u00c9L\u00c9MENTS ET CONCEPTS DE BASE<\/strong> <\/p>\n\n Le syst\u00e8me d’information interne du CEM se compose des \u00e9l\u00e9ments suivants : <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n – Politique en mati\u00e8re de syst\u00e8mes d’information internes <\/p>\n\n – Proc\u00e9dure de gestion du syst\u00e8me d’information interne <\/p>\n\n – Gestionnaire de syst\u00e8me <\/p>\n\n – Canal \u00e9thique <\/p>\n\n – Canal de communication externe <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Aux fins de la pr\u00e9sente proc\u00e9dure, les d\u00e9finitions ou concepts de base suivants sont pris en compte : <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 1) Signalement ou d\u00e9nonciation : informations re\u00e7ues dans le syst\u00e8me d’information interne de la CEM et destin\u00e9es \u00e0 attirer l’attention des employ\u00e9s de la CEM sur des risques potentiels ou sur le non-respect de la r\u00e9glementation. <\/p>\n\n 2. Consultation : informations re\u00e7ues dans le syst\u00e8me d’information interne concernant des doutes sur l’interpr\u00e9tation du code d’\u00e9thique et de conduite, de toute autre r\u00e8gle interne ou de la l\u00e9gislation applicable. <\/p>\n\n 3. Informateur : la personne qui effectue la communication par le biais du syst\u00e8me d’information interne mis en place par l’Organisation. <\/p>\n\n 4. R\u00e9pondant ou personne concern\u00e9e : la personne contre laquelle la communication est dirig\u00e9e. <\/p>\n\n 5. Tiers intervenant : personne(s) mentionn\u00e9e(s) dans la communication ou impliqu\u00e9e(s) dans le processus d’enqu\u00eate, sans \u00eatre plaignant ou mis en cause (par exemple, les t\u00e9moins). <\/p>\n\n 6. Enqu\u00eateur : personne charg\u00e9e d’enqu\u00eater sur les faits signal\u00e9s. <\/p>\n\n 7. Autorit\u00e9 ind\u00e9pendante de protection des d\u00e9nonciateurs (AIPD) : organisme de droit public dot\u00e9 d’une personnalit\u00e9 juridique propre et d’une ind\u00e9pendance organique et fonctionnelle par rapport au pouvoir ex\u00e9cutif et au secteur public, dont le travail consiste, entre autres, \u00e0 g\u00e9rer le canal de communication externe, \u00e0 agir en tant qu’organe de consultation et de conseil du gouvernement en mati\u00e8re de protection des d\u00e9nonciateurs, \u00e0 \u00e9laborer des mod\u00e8les de pr\u00e9vention des d\u00e9lits dans la sph\u00e8re publique et \u00e0 assumer le pouvoir de sanction dans ce domaine. <\/p>\n\n 8. Canal de signalement externe : canal de communication permettant de soumettre des plaintes \u00e0 l’Autorit\u00e9 ind\u00e9pendante pour la protection des lanceurs d’alerte (AIPA). <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 4. CADRE R\u00c9GLEMENTAIRE<\/strong> <\/p>\n\n Pour l’\u00e9laboration et la mise en \u0153uvre de la proc\u00e9dure, les r\u00e8glements suivants ont \u00e9t\u00e9 pris comme r\u00e9f\u00e9rence : <\/p>\n\n – Directive (UE) 2019\/1937 du Parlement europ\u00e9en et du 23 octobre 2019 relative \u00e0 la protection des personnes signalant des violations du droit de l’Union. <\/p>\n\n – Loi 2\/2023 du 20 f\u00e9vrier sur la protection des personnes qui d\u00e9noncent les infractions r\u00e9glementaires et la lutte contre la corruption. <\/p>\n\n – R\u00e8glement (UE) 2016\/679 du Parlement europ\u00e9en et du Conseil du 27 avril 2016 relatif \u00e0 la protection des personnes physiques \u00e0 l’\u00e9gard du traitement des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel et \u00e0 la libre circulation de ces donn\u00e9es, et abrogeant la directive 95\/46\/CE (r\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral sur la protection des donn\u00e9es). <\/p>\n\n – Loi organique 3\/2018, du 5 d\u00e9cembre, sur la protection des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel et la garantie des droits num\u00e9riques. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 5. R\u00d4LES ET RESPONSABILIT\u00c9S<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 6. LE RESPONSABLE DU SYST\u00c8ME D’INFORMATION INTERNE<\/strong> <\/p>\n\n Le Conseil d’administration a nomm\u00e9 le directeur de l’administration du CEM, Antoni Illa, responsable de la gestion du syst\u00e8me d’information interne (\u00e9galement appel\u00e9 gestionnaire du syst\u00e8me). <\/p>\n\n \u00c0 cet \u00e9gard, tant la nomination que la r\u00e9vocation du gestionnaire du syst\u00e8me doivent \u00eatre notifi\u00e9es \u00e0 l’Autorit\u00e9 ind\u00e9pendante pour la protection de l’informateur, A.A.I., ou, le cas \u00e9ch\u00e9ant, aux autorit\u00e9s ou organes comp\u00e9tents des Communaut\u00e9s autonomes, dans le cadre de leurs comp\u00e9tences respectives, dans les dix (10) jours ouvrables suivants, en pr\u00e9cisant, dans le cas de la r\u00e9vocation, les raisons qui l’ont justifi\u00e9e. <\/p>\n\n Le gestionnaire du syst\u00e8me exerce ses fonctions de mani\u00e8re ind\u00e9pendante et autonome par rapport aux autres organes, sans recevoir d’instructions d’aucune sorte dans l’exercice de ses fonctions, et dispose de tous les moyens personnels et mat\u00e9riels n\u00e9cessaires \u00e0 l’exercice de ses fonctions. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 7. GARANTIES ET DROITS<\/strong> <\/p>\n\n Le CEM garantit le respect des garanties et des droits suivants : <\/p>\n\n – L’identit\u00e9 de l’informateur, de tout tiers impliqu\u00e9 et de toutes les informations contenues dans une communication ou une enqu\u00eate, ainsi que de toutes les proc\u00e9dures qui s’y d\u00e9roulent, doit rester confidentielle. Sans pr\u00e9judice de ce qui pr\u00e9c\u00e8de, les coordonn\u00e9es de ces personnes peuvent \u00eatre communiqu\u00e9es aux autorit\u00e9s administratives ou judiciaires, si elles sont tenues de le faire \u00e0 la suite de l’ouverture d’une proc\u00e9dure d\u00e9coulant de l’objet de la communication. <\/p>\n\n L’identit\u00e9 de l’informateur peut \u00e9galement \u00eatre communiqu\u00e9e aux personnes qui sont indispensables pour mener \u00e0 bien l’enqu\u00eate en question. La personne charg\u00e9e de l’enqu\u00eate doit en tout \u00e9tat de cause \u00e9viter, au cours de l’enqu\u00eate, l’identification, soit directement, soit par r\u00e9f\u00e9rence, de l’informateur. Cette garantie de confidentialit\u00e9 s’\u00e9tend m\u00eame apr\u00e8s la fin de l’enqu\u00eate. <\/p>\n\n – L’informateur a, en tout \u00e9tat de cause, la possibilit\u00e9 d’effectuer les communications de mani\u00e8re anonyme, sans avoir \u00e0 fournir aucun type de donn\u00e9es permettant de l’identifier. <\/p>\n\n – Toute communication faite de bonne foi est garantie sans repr\u00e9sailles, directes ou indirectes. Toute communication faite de mauvaise foi donnera lieu \u00e0 une action appropri\u00e9e de la part du CEM. Si cette garantie de non-repr\u00e9sailles n’est pas respect\u00e9e, elle doit \u00eatre signal\u00e9e et, si, apr\u00e8s enqu\u00eate, elle est confirm\u00e9e, des mesures disciplinaires peuvent \u00eatre prises. Cette garantie s’\u00e9tend \u00e9galement \u00e0 toute personne participant \u00e0 l’enqu\u00eate (par exemple les t\u00e9moins), pour autant que leur intervention soit de bonne foi. <\/p>\n\n – D\u00e8s r\u00e9ception de la communication et de l’ouverture de l’enqu\u00eate, la personne concern\u00e9e est inform\u00e9e de l’ouverture de la proc\u00e9dure et de son objet, \u00e0 moins que, pour des raisons li\u00e9es \u00e0 l’enqu\u00eate, il ne soit n\u00e9cessaire de retarder la communication. Une fois que la personne concern\u00e9e a \u00e9t\u00e9 inform\u00e9e de l’ouverture de la proc\u00e9dure, elle a le droit de pr\u00e9senter tout \u00e9l\u00e9ment de preuve qu’elle juge utile \u00e0 sa d\u00e9fense. Elle a \u00e9galement acc\u00e8s aux \u00e9l\u00e9ments de preuve \u00e9ventuellement recueillis, mais en aucun cas \u00e0 l’identit\u00e9 de l’informateur. <\/p>\n\n Au cours de l’enqu\u00eate, la personne concern\u00e9e a le droit de formuler toutes les all\u00e9gations qu’elle juge appropri\u00e9es. En tout \u00e9tat de cause, avant que la d\u00e9cision ne soit rendue, la personne faisant l’objet de l’enqu\u00eate a la possibilit\u00e9 de pr\u00e9senter ses observations. <\/p>\n\n – La pr\u00e9somption d’innocence de la personne concern\u00e9e est garantie tout au long de la proc\u00e9dure, jusqu’\u00e0 ce qu’une d\u00e9cision soit rendue. Par cons\u00e9quent, des mesures restrictives ou coercitives ne peuvent en aucun cas \u00eatre prises. Des mesures conservatoires ne peuvent \u00eatre adopt\u00e9es que dans certains cas d\u00fbment justifi\u00e9s (par exemple le harc\u00e8lement) et\/ou des mesures visant \u00e0 obtenir des preuves peuvent \u00eatre impos\u00e9es lorsque cela est strictement n\u00e9cessaire, et toujours dans le respect des principes de raisonnabilit\u00e9 et de proportionnalit\u00e9. <\/p>\n\n Lorsqu’une communication est envoy\u00e9e par d’autres moyens que ceux sp\u00e9cifiquement pr\u00e9vus ou \u00e0 des membres du personnel qui ne sont pas responsables de son traitement, elle doit \u00eatre envoy\u00e9e imm\u00e9diatement \u00e0 l’administrateur du syst\u00e8me, et le devoir de confidentialit\u00e9 doit \u00eatre maintenu dans tous les cas. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 8. CANAL DE COMMUNICATION INTERNE : CANAL \u00c9THIQUE<\/strong> <\/p>\n\n Pour toute communication relevant du champ d’application mat\u00e9riel d\u00e9crit \u00e0 la section 1, le syst\u00e8me d’information interne du CEM dispose d’un canal \u00e9thique accessible par les voies suivantes : – Courriel : sii@rafanadalacademy.com <\/p>\n\n Exemple d’anonymat : utilisez une adresse \u00e9lectronique g\u00e9n\u00e9rique – et non nominative, cr\u00e9\u00e9e exclusivement \u00e0 cette fin – ou tout autre moyen vous permettant de dissimuler votre identit\u00e9. <\/p>\n\n – \u00c0 la demande de l’informateur, la communication peut \u00eatre effectu\u00e9e au moyen d’une r\u00e9union en face \u00e0 face dans un d\u00e9lai maximum de sept (7) jours civils. La r\u00e9union susmentionn\u00e9e est document\u00e9e de l’une des mani\u00e8res suivantes, sous r\u00e9serve du consentement de l’informateur : <\/p>\n\n – par le biais d’un enregistrement de la conversation dans un format s\u00e9curis\u00e9, durable et accessible ; ou <\/p>\n\n – Par une transcription compl\u00e8te et pr\u00e9cise de la conversation faite par le personnel charg\u00e9 de la traiter. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Sans pr\u00e9judice des droits que lui conf\u00e8re la r\u00e9glementation en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es, l’informateur a la possibilit\u00e9 de v\u00e9rifier, de rectifier et d’accepter par sa signature la transcription de la conversation. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n – Dans les cas o\u00f9 l’administrateur du syst\u00e8me est la personne concern\u00e9e par la communication, le rapporteur peut faire la communication directement au directeur g\u00e9n\u00e9ral. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Si la communication est re\u00e7ue par le gestionnaire du syst\u00e8me et qu’il est la personne concern\u00e9e, il s’abstient d’agir et informe imm\u00e9diatement le directeur g\u00e9n\u00e9ral afin qu’il d\u00e9signe un instructeur et\/ou qu’il prenne les mesures qu’il juge appropri\u00e9es, dans le respect des dispositions de la pr\u00e9sente proc\u00e9dure. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Toute consultation sur l’interpr\u00e9tation de la r\u00e9glementation applicable, qu’elle soit externe ou interne, peut \u00e9galement \u00eatre effectu\u00e9e par l’interm\u00e9diaire du Canal d’\u00e9thique. Toutefois, les demandes de renseignements sont exclues du champ de protection de la pr\u00e9sente proc\u00e9dure. Dans ce cas, le demandeur doit s’identifier. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 9. PROC\u00c9DURE DE GESTION DES CONSULTATIONS<\/strong> <\/p>\n\n L’objectif des consultations est de r\u00e9soudre les doutes qui peuvent surgir quant \u00e0 l’interpr\u00e9tation du code d’\u00e9thique et de conduite, de toute autre r\u00e8gle interne ou de la l\u00e9gislation applicable. Tout doute li\u00e9 \u00e0 une ligne d’action ou de conduite qui pourrait avoir un impact sur l’\u00e9thique ou la pr\u00e9vention de la criminalit\u00e9 devrait \u00e9galement \u00eatre formul\u00e9 sous forme de consultation. <\/p>\n\n Le Canal \u00e9thique n’est pas une bo\u00eete aux lettres pour les plaintes ou les r\u00e9clamations. Il ne doit donc pas \u00eatre utilis\u00e9 pour communiquer des questions telles que des plaintes concernant les installations, des plaintes d’employ\u00e9s concernant leur situation de travail, etc. Si elles sont re\u00e7ues, elles ne seront ni admises ni r\u00e9solues. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 9.1 R\u00e9ception de la consultation<\/strong> <\/p>\n\n Une fois la demande re\u00e7ue, un accus\u00e9 de r\u00e9ception sera envoy\u00e9 dans les sept (7) jours. <\/p>\n\n Toute demande dont le contenu sort du cadre de la cha\u00eene ou qui est formul\u00e9e dans des termes notoirement irrespectueux ou de mauvaise foi ne sera pas accept\u00e9e. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 9.2 R\u00e9solution et communication<\/strong> <\/p>\n\n Une fois la demande analys\u00e9e, une r\u00e9ponse sera apport\u00e9e le plus rapidement possible, dans un d\u00e9lai maximum d’un (1) mois \u00e0 compter de l’accus\u00e9 de r\u00e9ception, soit par le m\u00eame canal, soit personnellement \u00e0 l’auteur de la demande. Il peut \u00eatre fait appel \u00e0 des professionnels d’autres domaines ou \u00e0 des collaborateurs externes pour r\u00e9soudre la question. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10. PROC\u00c9DURE DE TRAITEMENT DES PLAINTES<\/strong> <\/p>\n\n 10.1 Phase d’analyse et de recevabilit\u00e9<\/strong> <\/p>\n\n Si une plainte est re\u00e7ue, elle fait l’objet d’un accus\u00e9 de r\u00e9ception dans un d\u00e9lai de sept (7) jours. Le gestionnaire du syst\u00e8me proc\u00e8de \u00e0 une premi\u00e8re analyse de la plainte dans un d\u00e9lai maximum d’un (1) mois \u00e0 compter de l’accus\u00e9 de r\u00e9ception. Le r\u00e9sultat final de cette analyse pr\u00e9liminaire est l’admission ou non de la communication pour traitement. <\/p>\n\n L’agent du syst\u00e8me fonde sa d\u00e9cision d’admettre ou non la demande pour traitement sur les aspects suivants : <\/p>\n\n – R\u00e9ception de la plainte avec des donn\u00e9es suffisantes pour effectuer l’analyse, y compris les personnes\/domaines \u00e9ventuellement impliqu\u00e9s et une description claire des faits all\u00e9gu\u00e9s. <\/p>\n\n – Indices de la v\u00e9racit\u00e9 de la plainte. <\/p>\n\n – L’existence \u00e9ventuelle de documents ou de preuves \u00e0 l’appui des faits all\u00e9gu\u00e9s. <\/p>\n\n – L’absence apparente de mauvaise foi dans la communication. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n En fonction du r\u00e9sultat de cette analyse, elle peut d\u00e9cider d’accepter la plainte et d’entamer une proc\u00e9dure d’enqu\u00eate interne ou, dans le cas contraire, de ne pas accepter la plainte. Toutes les plaintes qui ne sont pas li\u00e9es \u00e0 l’objet de la cha\u00eene ou qui ne peuvent pas \u00eatre d\u00e9duites de la formulation de la plainte pour montrer une \u00e9ventuelle non-conformit\u00e9 seront rejet\u00e9es. <\/p>\n\n Si un rapport ne contient pas les informations n\u00e9cessaires \u00e0 son traitement, le d\u00e9clarant sera invit\u00e9 \u00e0 le corriger en le compl\u00e9tant ou en fournissant des informations suppl\u00e9mentaires. <\/p>\n\n S’il existe des indices qu’une infraction p\u00e9nale a \u00e9t\u00e9 commise, l’information est transmise imm\u00e9diatement au minist\u00e8re public. Si les faits portent atteinte aux int\u00e9r\u00eats financiers de l’Union europ\u00e9enne, ils sont transmis au Parquet europ\u00e9en. <\/p>\n\n Dans tous les cas, l’informateur est inform\u00e9 de l’acceptation ou non de la plainte pour traitement. Dans le cas o\u00f9 ladite communication n’est pas admise, une justification motiv\u00e9e est incluse par le responsable du syst\u00e8me d’information, indiquant les raisons de la non-admission. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10.2 Phase de recherche<\/strong> <\/p>\n\n Pour toute plainte admise au traitement, le gestionnaire du syst\u00e8me proc\u00e8de \u00e0 l’ouverture d’une enqu\u00eate, en \u00e9valuant, en fonction de la port\u00e9e, de l’\u00e9tendue et des personnes pr\u00e9tendument impliqu\u00e9es dans les faits, la meilleure strat\u00e9gie d’enqu\u00eate \u00e0 d\u00e9velopper dans chaque cas sp\u00e9cifique. <\/p>\n\n Cette phase d’enqu\u00eate est men\u00e9e par le gestionnaire du syst\u00e8me lui-m\u00eame, \u00e0 moins qu’il ne d\u00e9cide de d\u00e9signer un autre organisme d’enqu\u00eate, qui peut \u00eatre compos\u00e9 d’autres membres de l’Organisation ou d’un consultant externe (ci-apr\u00e8s d\u00e9nomm\u00e9 “l’instructeur”). <\/p>\n\n L’instructeur peut demander aux diff\u00e9rents domaines\/services les informations et la collaboration qu’il juge n\u00e9cessaires pour mener \u00e0 bien l’enqu\u00eate. <\/p>\n\n L’enqu\u00eateur ouvre un dossier d’enqu\u00eate dans lequel il est essentiel d’inclure une documentation d\u00e9taill\u00e9e de toutes les actions men\u00e9es et des documents recueillis afin d’obtenir des preuves suffisantes et appropri\u00e9es. <\/p>\n\n Afin d’obtenir ces preuves, elle peut mener les actions qu’elle juge appropri\u00e9es, telles que l’examen de documents ou de dossiers, l’analyse de processus et de proc\u00e9dures, ou la r\u00e9alisation d’entretiens, entre autres. L’une des \u00e9tapes in\u00e9vitables sera toujours l’examen des preuves fournies par l’informateur, qui pourra \u00eatre invit\u00e9 \u00e0 les d\u00e9velopper afin de mieux clarifier les faits d\u00e9nonc\u00e9s. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10.3 Notification \u00e0 la personne concern\u00e9e et proc\u00e9dure d’audition<\/strong> <\/p>\n\n Au cours de l’enqu\u00eate, le charg\u00e9 d’instruction prend contact avec la personne concern\u00e9e, l’informe des faits qui lui sont imput\u00e9s et des principales \u00e9tapes qui peuvent survenir au cours de l’enqu\u00eate. <\/p>\n\n Toutefois, dans les cas o\u00f9 cette divulgation pourrait mettre en danger ou nuire \u00e0 l’enqu\u00eate sur les faits, par exemple en raison d’un risque de falsification ou de destruction des preuves, ou pourrait entraver la collecte des preuves n\u00e9cessaires pour \u00e9tablir les faits, la notification \u00e0 la personne concern\u00e9e par la divulgation peut \u00eatre retard\u00e9e aussi longtemps que le risque de falsification ou de destruction existe. <\/p>\n\n Le CEM veille \u00e0 l’int\u00e9grit\u00e9 et \u00e0 la non-manipulation des preuves obtenues. Avant de formuler une proposition de d\u00e9cision, le charg\u00e9 d’instruction recueille la d\u00e9claration de la personne concern\u00e9e dans un d\u00e9lai de dix (10) jours en vue de fournir toute all\u00e9gation et tout document, \u00e9l\u00e9ment de preuve ou preuve contraire, qu’il consid\u00e8re comme pr\u00e9sentant un int\u00e9r\u00eat. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10.4 Rapport motiv\u00e9 sur les conclusions et la r\u00e9solution<\/strong> <\/p>\n\n Une fois l’enqu\u00eate termin\u00e9e, le responsable de l’instruction r\u00e9dige un rapport motiv\u00e9 de ses conclusions et peut, le cas \u00e9ch\u00e9ant, recommander l’adoption de mesures disciplinaires. Dans les cas o\u00f9 d’autres membres de l’Organisation ou un conseiller externe ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9sign\u00e9s comme instructeur, ce dernier \u00e9tablit un rapport de conclusions qui est soumis au gestionnaire du syst\u00e8me pour la r\u00e9solution de l’affaire. <\/p>\n\n Ce rapport contient au moins les \u00e9l\u00e9ments suivants et leur description, sans pr\u00e9judice des obligations de confidentialit\u00e9 \u00e0 respecter : <\/p>\n\n – Identification des parties concern\u00e9es. <\/p>\n\n – Nature de l’irr\u00e9gularit\u00e9 ou de la non-conformit\u00e9 <\/p>\n\n – Liste des faits ou d\u00e9couvertes pertinents <\/p>\n\n – Conclusions ou appr\u00e9ciation des faits <\/p>\n\n – Proposition de mesures, de contr\u00f4les et\/ou d’actions \u00e0 mettre en \u0153uvre par le CEM pour pr\u00e9venir ou att\u00e9nuer la probabilit\u00e9 qu’une telle violation se reproduise. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n La r\u00e9solution peut \u00eatre la suivante :<\/strong> <\/p>\n\n – classer le dossier au motif que les faits ne sont pas pertinents \u00e0 ces fins, qu’il n’y a pas de preuves suffisantes ou que les informations sont fausses. S’il s’av\u00e8re que l’informateur a agi de mauvaise foi, les ressources humaines sont inform\u00e9es afin que des mesures disciplinaires soient prises. <\/p>\n\n – D\u00e9clarer la commission d’une irr\u00e9gularit\u00e9 ou d’une violation des r\u00e8gles internes ou de la l\u00e9gislation en demandant aux ressources humaines d’appliquer le r\u00e9gime disciplinaire correspondant. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10.5 D\u00e9lai de d\u00e9cision<\/strong> <\/p>\n\n Le d\u00e9lai de d\u00e9cision ne peut exc\u00e9der trois (3) mois \u00e0 compter de la date de r\u00e9ception de la communication. Dans les cas particuli\u00e8rement complexes, le d\u00e9lai peut \u00eatre prolong\u00e9 de trois (3) mois suppl\u00e9mentaires, sous r\u00e9serve d’un rapport, qui doit \u00eatre joint au dossier, exposant les raisons de la prolongation. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10.6 Adoption de mesures disciplinaires et autres<\/strong> <\/p>\n\n Si une irr\u00e9gularit\u00e9 ou une infraction est constat\u00e9e, le directeur des ressources humaines d\u00e9cidera des mesures disciplinaires appropri\u00e9es \u00e0 adopter, qui seront communiqu\u00e9es et appliqu\u00e9es conform\u00e9ment \u00e0 la l\u00e9gislation du travail en vigueur et \u00e0 la convention collective applicable. <\/p>\n\n Les sanctions sont gradu\u00e9es en fonction de la gravit\u00e9 des actes commis, et des circonstances telles que le dommage ou le pr\u00e9judice caus\u00e9, la r\u00e9cidive, le degr\u00e9 de participation, etc. peuvent \u00eatre prises en consid\u00e9ration. \u00c0 cette fin, lorsque l’ouverture d’une proc\u00e9dure disciplinaire est obligatoire, un rapport de conclusions motiv\u00e9es \u00e9tabli par les ressources humaines est joint au dossier, afin d’\u00e9viter la duplication des actions. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10.7 Communication de la d\u00e9cision au rapporteur<\/strong> <\/p>\n\n L’administrateur du syst\u00e8me informe l’informateur de la fin de la proc\u00e9dure et du sens de la r\u00e9solution adopt\u00e9e \u00e0 cet \u00e9gard. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 11. VOIES EXTERNES ET AUTORIT\u00c9 IND\u00c9PENDANTE<\/strong> <\/p>\n\n L’Autorit\u00e9 ind\u00e9pendante de protection des d\u00e9nonciateurs (AIPD), ou les autorit\u00e9s ou organismes r\u00e9gionaux correspondants, peuvent \u00eatre inform\u00e9s, soit directement, soit par communication pr\u00e9alable par les moyens indiqu\u00e9s au point 8 de la pr\u00e9sente proc\u00e9dure, de la commission de toute action ou omission incluse dans le champ d’application de la loi 2\/2023, du 20 f\u00e9vrier, r\u00e9glementant la protection des personnes qui signalent des infractions \u00e0 la r\u00e9glementation et la lutte contre la corruption. <\/p>\n\n Le rapport, qui peut \u00eatre effectu\u00e9 de mani\u00e8re anonyme, peut \u00eatre fait au choix de l’auteur du rapport : <\/p>\n\n – Par \u00e9crit, par courrier ou par tout moyen \u00e9lectronique pr\u00e9vu \u00e0 cet effet, adress\u00e9 au canal d’information externe de l’AAI. <\/p>\n\n – Verbalement, par t\u00e9l\u00e9phone ou syst\u00e8me de messagerie vocale. <\/p>\n\n – Par le biais d’une r\u00e9union en face \u00e0 face, dans un d\u00e9lai maximum de sept (7) jours. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 12. PROTECTION DES DONN\u00c9ES PERSONNELLES<\/strong> <\/p>\n\n Le CEM s’engage \u00e0 traiter, \u00e0 tout moment, les donn\u00e9es personnelles avec la plus stricte confidentialit\u00e9 et conform\u00e9ment \u00e0 la l\u00e9gislation en vigueur. Il adoptera les mesures techniques et organisationnelles n\u00e9cessaires pour garantir la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es et emp\u00eacher leur alt\u00e9ration, perte, traitement ou acc\u00e8s non autoris\u00e9, en tenant compte de l’\u00e9tat de la technologie, de la nature des donn\u00e9es stock\u00e9es et des risques auxquels elles sont expos\u00e9es. <\/p>\n\n Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la politique de confidentialit\u00e9 sur le site web (lien vers la politique de confidentialit\u00e9). <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 13. CONSERVATION ET ENREGISTREMENT DES INFORMATIONS G\u00c9R\u00c9ES<\/strong> <\/p>\n\n Le CEM garantit que les donn\u00e9es communiqu\u00e9es par le biais du syst\u00e8me d’information interne ne seront accessibles qu’aux personnes indispensables pour mener \u00e0 bien l’enqu\u00eate et la r\u00e9solution. Toutefois, leur acc\u00e8s sera licite pour d’autres personnes ou pourra m\u00eame \u00eatre communiqu\u00e9 \u00e0 des tiers, lorsque cela est n\u00e9cessaire pour l’adoption de mesures disciplinaires ou pour le traitement de proc\u00e9dures judiciaires qui, le cas \u00e9ch\u00e9ant, peuvent s’av\u00e9rer n\u00e9cessaires. <\/p>\n\n Le CEM tient un registre des communications re\u00e7ues et des enqu\u00eates internes men\u00e9es, assurant ainsi un suivi diligent et exhaustif afin de maintenir la tra\u00e7abilit\u00e9 de l’activit\u00e9 du syst\u00e8me d’information interne. Toutefois, les exigences de confidentialit\u00e9 \u00e9nonc\u00e9es dans la pr\u00e9sente proc\u00e9dure doivent \u00eatre garanties dans tous les cas. <\/p>\n\n Ce registre n’est pas public, de sorte que seule une demande motiv\u00e9e de l’autorit\u00e9 judiciaire comp\u00e9tente, par le biais d’une ordonnance, et dans le cadre d’une proc\u00e9dure judiciaire ou administrative li\u00e9e \u00e0 l’objet de la communication, peut acc\u00e9der \u00e0 tout ou partie du contenu de ce registre. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 14. PUBLICIT\u00c9 ET DIFFUSION<\/strong> <\/p>\n\n Le CEM veille \u00e0 ce que des informations appropri\u00e9es soient fournies \u00e0 tout moment, sous une forme claire et facilement accessible, sur l’utilisation de la cha\u00eene d’\u00e9thique, ainsi que sur les principes essentiels contenus dans le pr\u00e9sent document. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 15. NON-CONFORMIT\u00c9<\/strong> <\/p>\n\n Le non-respect des r\u00e8gles internes de CEM par un membre de votre \u00e9quipe peut constituer une infraction disciplinaire. Le non-respect de cette proc\u00e9dure peut donc faire l’objet d’une action disciplinaire raisonnable et proportionn\u00e9e, compte tenu des circonstances de l’affaire. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 16. APPROBATION<\/strong> <\/p>\n\n La version actuelle de la pr\u00e9sente proc\u00e9dure a \u00e9t\u00e9 approuv\u00e9e par le Conseil d’administration le 8 juin 2023. Toute mise \u00e0 jour de son contenu sera d\u00fbment communiqu\u00e9e. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Annexe<\/strong> <\/p>\n\n Les dispositions de l’annexe I de la DIRECTIVE (UE) 2019\/1937 DU PARLEMENT EUROP\u00c9EN ET DU CONSEIL du 23 octobre 2019 doivent faire l’objet d’une d\u00e9claration par l’interm\u00e9diaire du syst\u00e8me de d\u00e9claration interne. <\/p>\n\n Quelques exemples sont donn\u00e9s ci-dessous : <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Infractions relevant du champ d’application des actes de l’Union relatifs \u00e0 : <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n March\u00e9s publics :<\/strong> <\/p>\n\n – R\u00e8gles de proc\u00e9dure applicables aux march\u00e9s publics et \u00e0 l’attribution de concessions, \u00e0 la passation de march\u00e9s dans les domaines de la d\u00e9fense et de la s\u00e9curit\u00e9, \u00e0 la passation de march\u00e9s par des entit\u00e9s op\u00e9rant dans les secteurs de l’eau, de l’\u00e9nergie, des transports et des services postaux et de tout autre march\u00e9. <\/p>\n\n Protection de l’environnement :<\/strong> <\/p>\n\n\n
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R\u00d4LE<\/strong> <\/td> RESPONSABILIT\u00c9<\/strong> <\/td><\/tr> Organe directeur<\/strong> <\/td> – Approuver et mettre en \u0153uvre le syst\u00e8me d’information interne Gestionnaire de syst\u00e8me<\/strong> <\/td> – Mise en \u0153uvre et r\u00e9vision de cette proc\u00e9dure.