\u00a0<\/p>\n\n
Verfahren zur Verwaltung des internen Informationssystems <\/p>\n\n
DOKUMENTENEIGENSCHAFTEN<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Titel des Dokuments: Verfahren zur Verwaltung des internen Informationssystems<\/strong> <\/p>\n\n Eigent\u00fcmer: Compliance Officer Seiten: 15<\/strong> <\/p>\n\n Genehmigt: Leitungsorgan Datum: 08.06.23<\/strong> <\/p>\n\n Klassifizierung des Dokuments: PUBLIC<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n REVISIONSVERLAUF<\/strong> <\/p>\n\n DETAILS ZUM VERSIONSDATUM<\/strong> <\/p>\n\n 1.0 20\/05\/22 Erste Version.<\/strong> <\/p>\n\n 2.0 08\/06\/23 Anpassung an das Gesetz 2\/2023 vom 20. Februar, das den Schutz von Personen, die Verst\u00f6\u00dfe gegen Rechtsvorschriften melden, und die Bek\u00e4mpfung der Korruption regelt.<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n INDEX<\/strong> <\/p>\n\n ANHANG<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 1. ZWECK UND MATERIELLER ANWENDUNGSBEREICH<\/strong> <\/p>\n\n Dieses Dokument regelt die Funktionsweise des internen Informationssystems, das CENTRE ESPORTIU MANACOR, S.L. (im Folgenden CEM oder “die Organisation”) eingerichtet hat, um jeden Verdacht oder jeden Versto\u00df gegen externe oder interne Vorschriften zu melden, der innerhalb der Organisation oder in ihrem Namen begangen wird. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n In diesem Sinne entwickelt dieses Dokument die Verwaltung, Untersuchung und Reaktion auf die gemachten Mitteilungen. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Dieses Verfahren legt die Funktionsweise des internen Informationssystems der CEM fest, d.h. die Gesamtheit der interagierenden Elemente, deren spezifischer Zweck darin besteht, die Umsetzung des Mechanismus zur Verhinderung und Aufdeckung von Unregelm\u00e4\u00dfigkeiten zu regeln und allen Personen, die eine der in Artikel 2 des Gesetzes 2\/2023 vom 20. Februar \u00fcber den Schutz von Personen, die Verst\u00f6\u00dfe gegen die Vorschriften und die Korruptionsbek\u00e4mpfung melden, genannten Handlungen oder Unterlassungen melden, angemessenen Schutz zu gew\u00e4hren: <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n – Jede Handlung oder Unterlassung, die einen Versto\u00df gegen das Recht der Europ\u00e4ischen Union darstellen k\u00f6nnte, und vorausgesetzt, dass: <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n – in den Anwendungsbereich der Rechtsakte der Europ\u00e4ischen Union fallen, die im Anhang der Richtlinie (EU) 2019\/1937 des Europ\u00e4ischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verst\u00f6\u00dfe gegen das Unionsrecht melden1 , aufgef\u00fchrt sind. Einige Beispiele aus der Richtlinie sind als ANHANG zu diesem Verfahren beigef\u00fcgt. <\/p>\n\n – die finanziellen Interessen der Europ\u00e4ischen Union im Sinne von Artikel 325 des Vertrags \u00fcber die Arbeitsweise der Europ\u00e4ischen Union (AEUV) beeintr\u00e4chtigen; <\/p>\n\n – Auswirkungen auf den Binnenmarkt im Sinne von Artikel 26 Absatz 2 AEUV haben, einschlie\u00dflich Verst\u00f6\u00dfe gegen die EU-Wettbewerbsregeln und von Staaten gew\u00e4hrte Beihilfen sowie Verst\u00f6\u00dfe gegen den Binnenmarkt im Zusammenhang mit Handlungen, die gegen die K\u00f6rperschaftssteuervorschriften versto\u00dfen, oder Praktiken, die darauf abzielen, einen Steuervorteil zu erlangen, der dem Ziel oder Zweck der f\u00fcr die K\u00f6rperschaftsbesteuerung geltenden Rechtsvorschriften zuwiderlaufen w\u00fcrde. <\/p>\n\n – Handlungen oder Unterlassungen, die eine schwere oder sehr schwere Straftat oder Ordnungswidrigkeit darstellen k\u00f6nnen. In jedem Fall sind alle schweren Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten, die einen finanziellen Schaden f\u00fcr die Staatskasse und die Sicherheit mit sich bringen, darunter zu verstehen. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Ebenso sollen Personen, die m\u00f6gliche Risiken oder Verst\u00f6\u00dfe gegen externe Vorschriften sowie gegen die Bestimmungen des Ethikkodex oder andere interne Regeln von CEM melden, angemessen gesch\u00fctzt werden. <\/p>\n\n Das Interne Informationssystem ist kein Briefkasten f\u00fcr Beschwerden oder Anspr\u00fcche, daher werden solche Mitteilungen nicht angenommen. <\/p>\n\n Mitteilungen, die Folgendes betreffen, sind vom Schutz dieses Verfahrens ausgeschlossen: <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n – Informationen, die in Mitteilungen enthalten sind, die von einem internen Informationskanal oder aus einem der in Artikel 18.2. a) des Gesetzes 2\/2023 vom 20. Februar vorgesehenen Gr\u00fcnde abgelehnt worden sind. <\/p>\n\n – Informationen im Zusammenhang mit Beschwerden \u00fcber zwischenmenschliche Konflikte oder solche, die nur den Whistleblower und die Personen betreffen, auf die sich die Mitteilung oder Offenlegung bezieht. <\/p>\n\n – Informationen, die bereits \u00f6ffentlich sind oder bei denen es sich um blo\u00dfe Ger\u00fcchte handelt. <\/p>\n\n – Konsultationen \u00fcber die Auslegung des Ethik- und Verhaltenskodex, anderer interner Regeln oder geltender Gesetze. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 2. PERS\u00d6NLICHER GELTUNGSBEREICH<\/strong> <\/p>\n\n Dieses Verfahren gilt insbesondere f\u00fcr alle CEM-Mitglieder und -Mitarbeiter: <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n – Alle Mitarbeiter der CEM, unabh\u00e4ngig von ihrer Kategorie oder Position und dem Vertragsmodell, \u00fcber das sie mit der Organisation verbunden sind, einschlie\u00dflich Praktikanten, Zeitarbeitskr\u00e4ften, Freiwilligen, Managern sowie dem Leitungsorgan. Sie alle sind verpflichtet, jedes Risiko oder jeden Versto\u00df gegen geltende Gesetze und interne Vorschriften \u00fcber die vorgesehenen Kan\u00e4le zu melden. <\/p>\n\n – Bewerber f\u00fcr eine Anstellung in F\u00e4llen, in denen Informationen \u00fcber Verst\u00f6\u00dfe w\u00e4hrend des Auswahlverfahrens oder der vorvertraglichen Verhandlung erhalten wurden. <\/p>\n\n – Ehemalige Mitarbeiter, die im Rahmen eines bereits beendeten Arbeitsverh\u00e4ltnisses von einem Versto\u00df erfahren haben. <\/p>\n\n – Jede Person, die f\u00fcr oder unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten arbeitet. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 3. DAS INFORMATIONSSYSTEM: GRUNDLEGENDE ELEMENTE UND KONZEPTE<\/strong> <\/p>\n\n Das interne Informationssystem von CEM besteht aus den folgenden Elementen: <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n – Interne Informationssystem-Richtlinie <\/p>\n\n – Verfahren zur Verwaltung des internen Informationssystems <\/p>\n\n – System-Manager <\/p>\n\n – Ethischer Kanal <\/p>\n\n – Externer Kommunikationskanal <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n F\u00fcr die Zwecke dieses Verfahrens sind die folgenden grundlegenden Definitionen oder Konzepte zu ber\u00fccksichtigen: <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 1. die Meldung oder das Whistleblowing: Informationen, die im internen Informationssystem von CEM eingehen, um die Mitarbeiter von CEM auf potenzielle Risiken oder die Nichteinhaltung von Vorschriften aufmerksam zu machen. <\/p>\n\n 2. Konsultation: Informationen, die im internen Informationssystem eingehen, wenn Zweifel an der Auslegung des Ethik- und Verhaltenskodex, anderer interner Regeln oder der geltenden Gesetzgebung bestehen. <\/p>\n\n 3. Informant: ist die Person, die die Mitteilung \u00fcber das von der Organisation eingerichtete interne Informationssystem macht. <\/p>\n\n 4. Beklagter oder Betroffener: die Person, gegen die die Mitteilung gerichtet ist. <\/p>\n\n 5. Eingreifender Dritter: Person(en), die in der Mitteilung erw\u00e4hnt wird\/werden oder am Ermittlungsverfahren beteiligt ist\/sind, ohne Beschwerdef\u00fchrer oder Beklagter zu sein (z. B. Zeugen). <\/p>\n\n 6. Ermittler: Person, die f\u00fcr die Untersuchung des gemeldeten Sachverhalts zust\u00e4ndig ist. <\/p>\n\n 7. Unabh\u00e4ngige Beh\u00f6rde zum Schutz von Hinweisgebern (Independent Whistleblower Protection Authority, I.W.P.A.): eine K\u00f6rperschaft des \u00f6ffentlichen Rechts mit eigener Rechtspers\u00f6nlichkeit und organischer und funktionaler Unabh\u00e4ngigkeit von der Exekutive und dem \u00f6ffentlichen Sektor, deren Aufgabe unter anderem darin besteht, den externen Kommunikationskanal zu verwalten, als beratendes Organ f\u00fcr die Regierung in Bezug auf den Schutz von Hinweisgebern zu fungieren, Modelle f\u00fcr die Pr\u00e4vention von Straftaten im \u00f6ffentlichen Bereich auszuarbeiten und die Befugnis zur Verh\u00e4ngung von Strafen in diesem Bereich zu \u00fcbernehmen. <\/p>\n\n 8. Externer Meldekanal: Kommunikationskanal f\u00fcr die Einreichung von Beschwerden bei der Unabh\u00e4ngigen Beh\u00f6rde f\u00fcr den Schutz von Hinweisgebern (IAPA). <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 4. REGULIERUNGSRAHMEN<\/strong> <\/p>\n\n F\u00fcr die Entwicklung und Umsetzung des Verfahrens wurden die folgenden Vorschriften als Referenz herangezogen: <\/p>\n\n – Richtlinie (EU) 2019\/1937 des Europ\u00e4ischen Parlaments und vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verst\u00f6\u00dfe gegen das Unionsrecht melden. <\/p>\n\n – Gesetz 2\/2023 vom 20. Februar \u00fcber den Schutz von Personen, die Verst\u00f6\u00dfe gegen Rechtsvorschriften melden, und den Kampf gegen Korruption. <\/p>\n\n – Verordnung (EU) 2016\/679 des Europ\u00e4ischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz nat\u00fcrlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95\/46\/EG (Datenschutz-Grundverordnung). <\/p>\n\n – Organgesetz 3\/2018 vom 5. Dezember \u00fcber den Schutz personenbezogener Daten und die Garantie der digitalen Rechte. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 5. ROLLEN UND VERANTWORTLICHKEITEN<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 6. DIE PERSON, DIE F\u00dcR DAS INTERNE INFORMATIONSSYSTEM VERANTWORTLICH IST<\/strong> <\/p>\n\n Der EZB-Rat hat den Verwaltungsdirektor von CEM, Antoni Illa, zum Leiter des internen Informationssystems (auch Systemmanager genannt) ernannt. <\/p>\n\n In diesem Zusammenhang m\u00fcssen sowohl die Ernennung als auch die Abberufung des Systemmanagers der Unabh\u00e4ngigen Beh\u00f6rde f\u00fcr den Schutz von Informanten (A.A.I.) oder gegebenenfalls den zust\u00e4ndigen Beh\u00f6rden oder Einrichtungen der Autonomen Gemeinschaften im Rahmen ihrer jeweiligen Zust\u00e4ndigkeiten innerhalb der folgenden zehn (10) Arbeitstage mitgeteilt werden, wobei im Falle der Abberufung die Gr\u00fcnde f\u00fcr die Abberufung anzugeben sind. <\/p>\n\n Der Systemmanager \u00fcbt seine Funktionen unabh\u00e4ngig und selbst\u00e4ndig von den \u00fcbrigen Organen aus, ohne dabei irgendwelche Anweisungen zu erhalten, und verf\u00fcgt \u00fcber alle f\u00fcr die Aus\u00fcbung dieser Funktionen erforderlichen pers\u00f6nlichen und materiellen Mittel. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 7. GARANTIEN UND RECHTE<\/strong> <\/p>\n\n CEM garantiert die Einhaltung der folgenden Garantien und Rechte: <\/p>\n\n – Die Identit\u00e4t des Informanten, aller beteiligten Dritten und aller Informationen im Rahmen einer Mitteilung oder einer Untersuchung sowie aller Verfahren, die stattfinden, werden vertraulich behandelt. Unbeschadet des Vorstehenden k\u00f6nnen die Angaben zu diesen Personen den Verwaltungs- oder Justizbeh\u00f6rden mitgeteilt werden, wenn diese aufgrund der Einleitung eines Verfahrens, das sich auf den Gegenstand der Mitteilung bezieht, dazu verpflichtet sind. <\/p>\n\n Die Identit\u00e4t des Informanten kann auch den Personen bekannt gegeben werden, die f\u00fcr die Durchf\u00fchrung der betreffenden Ermittlungen von wesentlicher Bedeutung sind. Die mit den Ermittlungen beauftragte Person vermeidet es in jedem Fall, den Informanten im Laufe der Ermittlungen direkt oder durch Hinweise zu identifizieren. Diese Garantie der Vertraulichkeit gilt auch nach Abschluss der Ermittlungen. <\/p>\n\n – Der Informant hat in jedem Fall die M\u00f6glichkeit, die Mitteilungen anonym zu machen, ohne dass er irgendwelche Daten angeben muss, die auf seine Identit\u00e4t hindeuten. <\/p>\n\n – Alle Mitteilungen, die in gutem Glauben gemacht werden, sind garantiert frei von Vergeltungsma\u00dfnahmen, direkt oder indirekt. Jede Mitteilung, die in b\u00f6ser Absicht erfolgt, wird von CEM angemessen geahndet. Wenn gegen diese Garantie der Nichtvergeltung versto\u00dfen wird, muss dies gemeldet werden, und wenn es sich nach einer Untersuchung best\u00e4tigt, k\u00f6nnen disziplinarische Ma\u00dfnahmen ergriffen werden. Diese Garantie gilt auch f\u00fcr alle Personen, die an der Untersuchung teilnehmen (z.B. Zeugen), vorausgesetzt, dass sie in gutem Glauben handeln. <\/p>\n\n – Nach Eingang der Mitteilung und der Einleitung der Ermittlungen wird die betroffene Person \u00fcber die Einleitung des Verfahrens und dessen Gegenstand unterrichtet, es sei denn, die Mitteilung muss aus ermittlungstechnischen Gr\u00fcnden verz\u00f6gert werden. Sobald die betroffene Person von der Einleitung des Verfahrens unterrichtet worden ist, hat sie das Recht, alle Beweise vorzulegen, die sie f\u00fcr ihre Verteidigung f\u00fcr relevant h\u00e4lt. Er hat auch Zugang zu allen Beweisen, die m\u00f6glicherweise gesammelt wurden, jedoch unter keinen Umst\u00e4nden zur Identit\u00e4t des Informanten. <\/p>\n\n Im Laufe der Untersuchung hat die betroffene Person das Recht, alle ihr angemessen erscheinenden Behauptungen vorzubringen. In jedem Fall wird der von der Untersuchung betroffenen Person vor Erlass der Entscheidung die M\u00f6glichkeit gegeben, sich zu \u00e4u\u00dfern. <\/p>\n\n – Die Unschuldsvermutung f\u00fcr die betroffene Person wird w\u00e4hrend des gesamten Verfahrens bis zum Erlass einer Entscheidung garantiert. Daher d\u00fcrfen unter keinen Umst\u00e4nden restriktive Ma\u00dfnahmen oder Zwangsma\u00dfnahmen ergriffen werden. Vorsichtsma\u00dfnahmen d\u00fcrfen nur in bestimmten, hinreichend begr\u00fcndeten F\u00e4llen (z.B. Bel\u00e4stigung) und\/oder Ma\u00dfnahmen zur Sicherung von Beweisen ergriffen werden, wenn dies unbedingt erforderlich ist, wobei stets die Grunds\u00e4tze der Angemessenheit und Verh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfigkeit zu beachten sind. <\/p>\n\n Wenn eine Mitteilung auf einem anderen als dem speziell daf\u00fcr vorgesehenen Weg oder an Mitarbeiter, die nicht f\u00fcr ihre Bearbeitung zust\u00e4ndig sind, gesendet wird, muss sie unverz\u00fcglich an den Systemadministrator weitergeleitet werden, und die Pflicht zur Vertraulichkeit muss in jedem Fall gewahrt bleiben. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 8. INTERNER KOMMUNIKATIONSKANAL: ETHISCHER KANAL<\/strong> <\/p>\n\n Um jegliche Kommunikation, die in den in Abschnitt 1 beschriebenen materiellen Anwendungsbereich f\u00e4llt, zu erm\u00f6glichen, verf\u00fcgt das interne Informationssystem von CEM \u00fcber einen Ethik-Kanal, der \u00fcber diese Kan\u00e4le zug\u00e4nglich ist: – E-Mail: sii@rafanadalacademy.com <\/p>\n\n Ein Beispiel, wie Sie Anonymit\u00e4t erreichen k\u00f6nnen: Verwenden Sie eine generische E-Mail-Adresse – keine nominative, die ausschlie\u00dflich f\u00fcr diesen Zweck erstellt wurde – oder ein anderes Mittel, das es Ihnen erm\u00f6glicht, Ihre Identit\u00e4t zu verbergen. <\/p>\n\n – Auf Antrag des Informanten kann die Kommunikation in Form eines pers\u00f6nlichen Treffens innerhalb von h\u00f6chstens sieben (7) Kalendertagen erfolgen. Das vorgenannte Treffen wird auf eine der folgenden Arten dokumentiert, sofern der Informant zustimmt: <\/p>\n\n – Durch eine Aufzeichnung des Gespr\u00e4chs in einem sicheren, dauerhaften und zug\u00e4nglichen Format; oder <\/p>\n\n – Durch eine vollst\u00e4ndige und genaue Abschrift des Gespr\u00e4chs, die von den daf\u00fcr zust\u00e4ndigen Mitarbeitern angefertigt wurde. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Unbeschadet seiner Rechte aus den Datenschutzbestimmungen wird dem Informanten die M\u00f6glichkeit gegeben, die Abschrift des Gespr\u00e4chs zu \u00fcberpr\u00fcfen, zu berichtigen und durch Unterschrift zu best\u00e4tigen. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n – In F\u00e4llen, in denen der Systembeauftragte die von der Mitteilung betroffene Person ist, kann der Berichterstatter die Mitteilung direkt an den Generaldirektor richten. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Wenn die Mitteilung beim Systemmanager eingeht und er der Betroffene ist, sieht er davon ab, t\u00e4tig zu werden, und informiert unverz\u00fcglich den Generaldirektor, damit dieser einen Ausbilder benennen und\/oder die von ihm f\u00fcr angemessen erachtete L\u00f6sung finden kann, wobei er stets die Bestimmungen dieses Verfahrens beachtet. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Jegliche Konsultation zur Auslegung der geltenden Vorschriften, ob extern oder intern, kann auch \u00fcber den Ethik-Kanal erfolgen. Anfragen sind jedoch vom Schutzbereich dieses Verfahrens ausgenommen. In diesem Fall muss sich der Anfragende ausweisen. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 9. VERFAHREN ZUR VERWALTUNG DER KONSULTATION<\/strong> <\/p>\n\n Der Zweck von Konsultationen ist es, alle Zweifel zu kl\u00e4ren, die bei der Auslegung des Ethik- und Verhaltenskodex, anderer interner Vorschriften oder geltender Gesetze auftreten k\u00f6nnen. Jeder Zweifel in Bezug auf eine Handlungs- oder Verhaltensrichtlinie, die Auswirkungen auf die Ethik oder die Verbrechensbek\u00e4mpfung haben k\u00f6nnte, sollte ebenfalls als Konsultation formuliert werden. <\/p>\n\n Der Ethik-Kanal ist kein Briefkasten f\u00fcr Beschwerden oder Anspr\u00fcche. Sie sollten ihn also nicht nutzen, um Themen wie Beschwerden \u00fcber die Einrichtungen, Beschwerden von Mitarbeitern \u00fcber ihre Arbeitssituation usw. mitzuteilen, solange es sich nicht um einen – potenziellen oder tats\u00e4chlichen – Versto\u00df gegen den Ethik- und Verhaltenskodex handelt. Wenn sie eingehen, werden sie nicht zugelassen oder gel\u00f6st. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 9.1 Erhalt der Konsultation<\/strong> <\/p>\n\n Sobald die Anfrage eingegangen ist, erhalten Sie innerhalb von sieben (7) Tagen eine Empfangsbest\u00e4tigung. <\/p>\n\n Anfragen, deren Inhalt au\u00dferhalb der Reichweite des Kanals liegt oder die in notorisch respektloser oder b\u00f6swilliger Weise gestellt werden, werden nicht angenommen. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 9.2 Aufl\u00f6sung und Kommunikation<\/strong> <\/p>\n\n Sobald die Anfrage analysiert wurde, erhalten Sie so schnell wie m\u00f6glich eine Antwort, und zwar innerhalb von maximal einem (1) Monat nach der Eingangsbest\u00e4tigung, entweder \u00fcber denselben Kanal oder pers\u00f6nlich an den Fragesteller. Es kann sein, dass Fachleute aus anderen Bereichen oder externe Mitarbeiter hinzugezogen werden, um die Anfrage zu l\u00f6sen. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10. VERFAHREN ZUR BEARBEITUNG VON BESCHWERDEN<\/strong> <\/p>\n\n 10.1 Analyse- und Zul\u00e4ssigkeitsphase<\/strong> <\/p>\n\n Wenn eine Beschwerde eingeht, wird sie innerhalb von sieben (7) Tagen quittiert. Der Systemmanager f\u00fchrt innerhalb eines Zeitraums von h\u00f6chstens einem (1) Monat nach der Empfangsbest\u00e4tigung eine erste Analyse der Beschwerde durch. Das Endergebnis dieser vorl\u00e4ufigen Analyse ist die Entscheidung, ob die Mitteilung zur Bearbeitung zugelassen wird oder nicht. <\/p>\n\n Der Systembeauftragte st\u00fctzt seine Entscheidung, ob er den Antrag zur Bearbeitung zul\u00e4sst oder nicht, auf die folgenden Aspekte: <\/p>\n\n – Eingang der Beschwerde mit ausreichenden Daten f\u00fcr die Durchf\u00fchrung der Analyse, einschlie\u00dflich der m\u00f6glichen beteiligten Personen\/Bereiche und einer klaren Beschreibung des angeblichen Sachverhalts. <\/p>\n\n – Hinweise auf den Wahrheitsgehalt der Beschwerde. <\/p>\n\n – Das m\u00f6gliche Vorhandensein von Unterlagen oder Beweisen, die den behaupteten Sachverhalt belegen. <\/p>\n\n – Das offensichtliche Fehlen von B\u00f6sgl\u00e4ubigkeit in der Mitteilung. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Je nach dem Ergebnis dieser Analyse kann sie beschlie\u00dfen, die Beschwerde anzunehmen und ein internes Untersuchungsverfahren einzuleiten oder, falls nicht, die Beschwerde nicht anzunehmen. Alle Beschwerden, die sich nicht auf den Gegenstand des Kanals beziehen oder bei denen aus dem Wortlaut der Beschwerde nicht auf einen m\u00f6glichen Versto\u00df geschlossen werden kann, werden abgelehnt. <\/p>\n\n Sollte ein Bericht nicht die f\u00fcr seine Bearbeitung erforderlichen Informationen enthalten, wird der Meldende aufgefordert, ihn zu korrigieren, indem er ihn vervollst\u00e4ndigt oder zus\u00e4tzliche Informationen liefert. <\/p>\n\n Liegen Anhaltspunkte f\u00fcr eine Straftat vor, werden die Informationen unverz\u00fcglich an die Staatsanwaltschaft weitergeleitet. Ber\u00fchrt der Sachverhalt die finanziellen Interessen der Europ\u00e4ischen Union, wird er an die Europ\u00e4ische Staatsanwaltschaft weitergeleitet. <\/p>\n\n In jedem Fall wird der Informant dar\u00fcber informiert, ob die Beschwerde zur Bearbeitung angenommen wurde oder nicht. Falls die besagte Mitteilung nicht zugelassen wird, muss die f\u00fcr das Informationssystem zust\u00e4ndige Person eine Begr\u00fcndung f\u00fcr die Nichtzulassung beif\u00fcgen. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10.2 Forschungsphase<\/strong> <\/p>\n\n F\u00fcr jede zur Bearbeitung zugelassene Beschwerde leitet der Systemmanager eine Untersuchung ein, wobei er je nach Umfang, Ausma\u00df und mutma\u00dflich am Sachverhalt beteiligten Personen die beste Untersuchungsstrategie f\u00fcr den jeweiligen Fall entwickelt. <\/p>\n\n Diese Untersuchungsphase wird vom Systemmanager selbst durchgef\u00fchrt, es sei denn, er beschlie\u00dft, eine andere Untersuchungsstelle zu ernennen, bei der es sich um andere Mitglieder der Organisation oder einen externen Berater (im Folgenden der “Ausbilder”) handeln kann. <\/p>\n\n Der Instruktor kann die verschiedenen Bereiche\/Abteilungen um die Informationen und die Zusammenarbeit bitten, die er\/sie f\u00fcr die Durchf\u00fchrung der Untersuchung f\u00fcr notwendig h\u00e4lt. <\/p>\n\n Der Ermittler legt eine Ermittlungsakte an, die unbedingt eine ausf\u00fchrliche Dokumentation aller durchgef\u00fchrten Ma\u00dfnahmen und der gesammelten Dokumente enthalten muss, um ausreichende und geeignete Beweise zu erhalten. <\/p>\n\n Um diese Beweise zu erhalten, kann sie die Ma\u00dfnahmen ergreifen, die sie f\u00fcr angemessen h\u00e4lt, wie z.B. die \u00dcberpr\u00fcfung von Dokumenten oder Aufzeichnungen, die Analyse von Prozessen und Verfahren oder die Durchf\u00fchrung von Befragungen. Einer der unvermeidlichen Schritte wird immer die Pr\u00fcfung der vom Informanten vorgelegten Beweise sein, der m\u00f6glicherweise aufgefordert wird, diese zu erg\u00e4nzen, um die angezeigten Fakten besser zu kl\u00e4ren. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10.3 Benachrichtigung der betroffenen Person und Anh\u00f6rungsverfahren<\/strong> <\/p>\n\n Im Laufe der Untersuchung nimmt der Beauftragte Kontakt mit der betroffenen Person auf und informiert sie \u00fcber die ihr zur Last gelegten Fakten und die wichtigsten Meilensteine, die w\u00e4hrend der Untersuchung auftreten k\u00f6nnen. <\/p>\n\n In F\u00e4llen, in denen eine solche Offenlegung die Ermittlung des Sachverhalts gef\u00e4hrden oder beeintr\u00e4chtigen k\u00f6nnte, beispielsweise durch die Gefahr der Manipulation oder Zerst\u00f6rung von Beweismitteln, oder die Erhebung von Beweisen, die zur Feststellung des Sachverhalts erforderlich sind, behindern k\u00f6nnte, kann die Benachrichtigung der von der Offenlegung betroffenen Person jedoch so lange aufgeschoben werden, wie die Gefahr der Manipulation oder Zerst\u00f6rung besteht. <\/p>\n\n CEM gew\u00e4hrleistet die Integrit\u00e4t und die Nichtmanipulation der erhaltenen Beweise. Bevor er einen Vorschlag f\u00fcr eine Entscheidung unterbreitet, holt der Anweisungsbefugte innerhalb von zehn (10) Tagen eine Erkl\u00e4rung der betroffenen Person ein, um ihr alle Behauptungen und alle Unterlagen, Beweise oder Gegenbeweise zu \u00fcbermitteln, die er\/sie als interessant erachtet. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10.4 Begr\u00fcndeter Bericht \u00fcber die Feststellungen und die L\u00f6sung<\/strong> <\/p>\n\n Nach Abschluss der Untersuchung erstellt der Ausbilder einen begr\u00fcndeten Bericht mit Schlussfolgerungen und kann gegebenenfalls die Verh\u00e4ngung von Disziplinarma\u00dfnahmen empfehlen. In den F\u00e4llen, in denen andere Mitglieder der Organisation oder ein externer Berater zum Instruktor ernannt wurden, erstellt dieser einen Bericht mit Schlussfolgerungen, der dem Systemmanager zur L\u00f6sung des Falls vorgelegt wird. <\/p>\n\n Unbeschadet der zu wahrenden Vertraulichkeitspflicht enth\u00e4lt dieser Bericht mindestens die folgenden Elemente und deren Beschreibung: <\/p>\n\n – Identifizierung der beteiligten Parteien. <\/p>\n\n – Art der Unregelm\u00e4\u00dfigkeit oder Nichteinhaltung <\/p>\n\n – Liste der relevanten Fakten oder Entdeckungen <\/p>\n\n – Schlussfolgerungen oder Bewertung des Sachverhalts <\/p>\n\n – Vorschlag von Ma\u00dfnahmen, Kontrollen und\/oder Aktionen, die von CEM durchgef\u00fchrt werden sollen, um die Wahrscheinlichkeit eines erneuten Versto\u00dfes zu verhindern oder zu vermindern. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Die Aufl\u00f6sung kann sein:<\/strong> <\/p>\n\n – Schlie\u00dfen Sie die Akte mit der Begr\u00fcndung, dass die Fakten f\u00fcr diese Zwecke irrelevant sind, dass es keine ausreichenden Beweise gibt oder dass die Informationen unwahr sind. Wenn sich herausstellt, dass der Informant in b\u00f6ser Absicht gehandelt hat, wird die Personalabteilung informiert, damit disziplinarische Ma\u00dfnahmen ergriffen werden k\u00f6nnen. <\/p>\n\n – Erkl\u00e4ren Sie die Begehung einer Unregelm\u00e4\u00dfigkeit oder eines Versto\u00dfes gegen interne Vorschriften oder Gesetze, indem Sie die Personalabteilung auffordern, die entsprechende Disziplinarregelung anzuwenden. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10.5 Frist f\u00fcr die Entscheidung<\/strong> <\/p>\n\n Die Frist f\u00fcr eine Entscheidung darf drei (3) Monate ab dem Datum des Eingangs der Mitteilung nicht \u00fcberschreiten. In besonders komplexen F\u00e4llen kann die Frist um weitere drei (3) Monate verl\u00e4ngert werden, sofern ein Bericht mit den Gr\u00fcnden f\u00fcr die Verl\u00e4ngerung zu den Akten genommen wird. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10.6 Verabschiedung von Disziplinarma\u00dfnahmen und anderen Ma\u00dfnahmen<\/strong> <\/p>\n\n Wird eine Unregelm\u00e4\u00dfigkeit oder ein Versto\u00df festgestellt, entscheidet der Personalleiter \u00fcber die zu ergreifenden Disziplinarma\u00dfnahmen, die in \u00dcbereinstimmung mit der geltenden Arbeitsgesetzgebung und dem anwendbaren Tarifvertrag mitgeteilt und angewendet werden. <\/p>\n\n Die Sanktionen sind nach der Schwere der begangenen Handlungen gestaffelt, wobei Umst\u00e4nde wie der verursachte Schaden, R\u00fcckf\u00e4lligkeit, Grad der Beteiligung usw. ber\u00fccksichtigt werden k\u00f6nnen. Zu diesem Zweck wird, wenn die Einleitung eines Disziplinarverfahrens obligatorisch ist, ein von der Personalabteilung erstellter begr\u00fcndeter Bericht mit Schlussfolgerungen in die Akte aufgenommen, um doppelte Ma\u00dfnahmen zu vermeiden. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 10.7 Mitteilung der Entscheidung an den Berichterstatter<\/strong> <\/p>\n\n Der Systembeauftragte informiert den Informanten \u00fcber den Abschluss des Verfahrens und den Sinn der diesbez\u00fcglichen Entschlie\u00dfung. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 11. EXTERNE KAN\u00c4LE UND UNABH\u00c4NGIGE BEH\u00d6RDE<\/strong> <\/p>\n\n Die Unabh\u00e4ngige Beh\u00f6rde f\u00fcr den Schutz von Hinweisgebern (IAPA) oder die entsprechenden regionalen Beh\u00f6rden oder Einrichtungen k\u00f6nnen entweder direkt oder durch vorherige Mitteilung \u00fcber die in Abschnitt 8 dieses Verfahrens genannten Mittel \u00fcber die Begehung von Handlungen oder Unterlassungen informiert werden, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes 2\/2023 vom 20. Februar fallen, das den Schutz von Personen regelt, die Verst\u00f6\u00dfe gegen Rechtsvorschriften und die Bek\u00e4mpfung von Korruption melden. <\/p>\n\n Die Berichterstattung, die anonym erfolgen kann, kann nach Wahl des Berichterstatters erfolgen: <\/p>\n\n – Schriftlich, per Post oder auf einem anderen daf\u00fcr vorgesehenen elektronischen Weg an den externen Informationskanal der A.A.I. <\/p>\n\n – M\u00fcndlich, per Telefon oder Sprachnachrichtensystem. <\/p>\n\n – Durch ein pers\u00f6nliches Treffen innerhalb einer Frist von maximal sieben (7) Tagen. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 12. SCHUTZ DER PERS\u00d6NLICHEN DATEN<\/strong> <\/p>\n\n CEM verpflichtet sich, personenbezogene Daten jederzeit streng vertraulich und in \u00dcbereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung zu behandeln. Sie ergreift die erforderlichen technischen und organisatorischen Ma\u00dfnahmen, um die Sicherheit der Daten zu gew\u00e4hrleisten und ihre Ver\u00e4nderung, ihren Verlust, ihre unbefugte Verarbeitung oder ihren Zugriff zu verhindern, wobei der Stand der Technik, die Art der gespeicherten Daten und die Risiken, denen sie ausgesetzt sind, ber\u00fccksichtigt werden. <\/p>\n\n Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie auf der Website (Link zur Datenschutzrichtlinie. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 13. AUFBEWAHRUNG UND AUFZEICHNUNG DER VERWALTETEN INFORMATIONEN<\/strong> <\/p>\n\n CEM garantiert, dass die \u00fcber das Interne Informationssystem \u00fcbermittelten Daten nur denjenigen Personen zug\u00e4nglich sind, die f\u00fcr die Durchf\u00fchrung der Untersuchung und die L\u00f6sung des Falles unerl\u00e4sslich sind. Der Zugriff auf die Daten ist jedoch f\u00fcr andere Personen rechtm\u00e4\u00dfig oder kann sogar an Dritte weitergegeben werden, wenn dies f\u00fcr die Verh\u00e4ngung von Disziplinarma\u00dfnahmen oder f\u00fcr die Bearbeitung von Gerichtsverfahren, die gegebenenfalls erforderlich sind, notwendig ist. <\/p>\n\n CEM f\u00fchrt ein Logbuch \u00fcber die eingegangenen Mitteilungen und die durchgef\u00fchrten internen Untersuchungen und gew\u00e4hrleistet so eine sorgf\u00e4ltige und ersch\u00f6pfende Nachverfolgung, um die T\u00e4tigkeit des internen Informationssystems nachvollziehbar zu halten. Die in diesem Verfahren festgelegten Vertraulichkeitsanforderungen m\u00fcssen jedoch in jedem Fall gew\u00e4hrleistet sein. <\/p>\n\n Dieses Register ist nicht \u00f6ffentlich, so dass nur auf begr\u00fcndeten Antrag der zust\u00e4ndigen Justizbeh\u00f6rde mittels eines Beschlusses und im Rahmen eines Gerichts- oder Verwaltungsverfahrens, das mit dem Gegenstand der Mitteilung zusammenh\u00e4ngt, auf den gesamten oder einen Teil des Inhalts dieses Registers zugegriffen werden kann. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 14. \u00d6FFENTLICHKEITSARBEIT UND VERBREITUNG<\/strong> <\/p>\n\n CEM stellt sicher, dass jederzeit angemessene Informationen in klarer und leicht zug\u00e4nglicher Form \u00fcber die Nutzung des Ethik-Kanals sowie \u00fcber die in diesem Dokument enthaltenen wesentlichen Grunds\u00e4tze bereitgestellt werden. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 15. NICHTEINHALTUNG<\/strong> <\/p>\n\n Die Nichteinhaltung einer der internen Regeln von CEM durch ein Mitglied Ihres Teams kann ein disziplinarisches Vergehen darstellen. Die Nichteinhaltung dieses Verfahrens kann daher Gegenstand einer angemessenen und verh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfigen Disziplinarma\u00dfnahme sein, die den Umst\u00e4nden des Falles Rechnung tr\u00e4gt. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n 16. GENEHMIGUNG<\/strong> <\/p>\n\n Die aktuelle Version dieses Verfahrens wurde vom Lenkungsorgan am 8. Juni 2023 genehmigt. Jede Aktualisierung des Inhalts wird ordnungsgem\u00e4\u00df bekannt gegeben. <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Anhang<\/strong> <\/p>\n\n Die Bestimmungen von Anhang I der RICHTLINIE (EU) 2019\/1937 DES EUROP\u00c4ISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 23. Oktober 2019 sind \u00fcber das Interne Meldesystem zu melden. <\/p>\n\n Im Folgenden finden Sie einige Beispiele: <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n Verst\u00f6\u00dfe, die in den Anwendungsbereich von Rechtsakten der Union fallen, die sich auf Folgendes beziehen: <\/p>\n\n \u202f<\/strong> <\/p>\n\n \u00d6ffentliches Auftragswesen:<\/strong> <\/p>\n\n – Verfahrensvorschriften f\u00fcr das \u00f6ffentliche Auftragswesen und die Vergabe von Konzessionen, f\u00fcr die Vergabe von Auftr\u00e4gen in den Bereichen Verteidigung und Sicherheit sowie f\u00fcr die Vergabe von Auftr\u00e4gen durch Auftraggeber im Bereich der Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung, der Postdienste und aller anderen Auftr\u00e4ge. <\/p>\n\n Schutz der Umwelt:<\/strong> <\/p>\n\n\n
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ROLLE<\/strong> <\/td> VERANTWORTUNG<\/strong> <\/td><\/tr> Lenkungsorgan<\/strong> <\/td> – Genehmigung und Umsetzung des internen Informationssystems System-Manager<\/strong> <\/td> – Umsetzung und \u00dcberpr\u00fcfung dieses Verfahrens.